KI-Potenzialcheck für mittelständische Unternehmen
Wir prüfen bis zu drei Abläufe in Ihrem Unternehmen. Sie erfahren schriftlich, ob sich eine Automatisierung mit KI lohnt, welche Daten und Schnittstellen dafür vorhanden sind und was vor einem Pilot geklärt werden muss.
Bis zu drei Abläufe · Ergebnis schriftlich · Erstgespräch kostenlos
Drei Abläufe, die sich für den Einstieg eignen
Gemeinsam ist ihnen: Die Vorgänge wiederholen sich, die Daten liegen digital vor, und es gibt eine Person, die für den Ablauf verantwortlich ist.
Kundenanfrage bis Angebotsentwurf
Anfragen kommen per E-Mail oder PDF. Das System liest die Anforderungen aus, fragt Artikel und Konditionen im ERP oder CRM ab, markiert fehlende Angaben und legt einen Angebotsentwurf an.
Gemessen werden die Minuten je Anfrage, die Zeit bis zum Entwurf und die Nacharbeit. Preise, Termine und Versand gibt eine berechtigte Person frei.
Eingangsdokumente auslesen
Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden erkannt, ausgelesen und mit Stamm- und Bestelldaten abgeglichen. Abweichungen gehen an eine Person, der Rest an ERP oder DMS.
Messgrößen sind Fehler je Feld, Bearbeitungszeit und der Anteil ohne Nacharbeit. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt verarbeitet, Texterkennung braucht es nur bei unstrukturierten Belegen.
Technisches Wissen durchsuchen
Handbücher, Betriebsanweisungen und freigegebene Unterlagen werden durchsuchbar. Antworten verweisen auf die Fundstelle.
Wir messen Suchzeit, Lösungsquote und die Korrektheit der Antworten. Die Suche zeigt nur, was die fragende Person auch öffnen darf.
KI-Workflow oder KI-Agent: Für den Einstieg reicht meist der Workflow
Ein KI-Workflow ist ein fester Ablauf, in dem KI einzelne Schritte übernimmt. Für viele Abläufe im Mittelstand genügt das. Ein KI-Agent lohnt sich erst, wenn häufige Ausnahmen eine flexible Bearbeitung verlangen. Den Unterschied erklären wir auf der Seite KI-Agenten.
Was im Potenzialcheck geprüft wird
Für jeden Ablauf bewerten wir sechs Punkte und begründen die Bewertung schriftlich.
Vorgänge
Wie viele Fälle im Monat, wie viele Varianten, wie oft eine Ausnahme. Ein Ablauf mit vierzig Sonderfällen im Monat verhält sich anders als einer mit vier.
Daten
Wo die Daten liegen, wie vollständig sie sind und ob eine Maschine sie lesen kann. Eine Excel-Liste und ein gescanntes PDF sind zwei verschiedene Ausgangslagen.
Systeme
Welche Systeme eine dokumentierte Schnittstelle haben, welche sich nur über Umwege anbinden lassen und welche gar nicht.
Verantwortung
Wer entscheidet, wer freigibt und wo eine menschliche Kontrolle Pflicht ist. Ohne diese Klärung geht kein Ablauf in den Betrieb.
Datenschutz
Welche Inhalte das Haus nicht verlassen dürfen, etwa Personal- oder Konstruktionsdaten. Daraus folgt, ob das Modell lokal, in der EU oder gemischt läuft.
Betrieb
Wer den Ablauf nach der Einführung betreut, Rückfragen beantwortet und bemerkt, wenn die Qualität nachlässt.
Was Sie nach dem Check erhalten
- Zusammenfassung der Gespräche mit Fachbereich und IT
- Bis zu drei Abläufe in einer Reihenfolge, jeweils mit der Kennzahl, an der sich der Erfolg messen lässt
- Daten- und Schnittstellencheck: was angebunden werden kann und was vorher fehlt
- Nutzenrechnung mit Ihren Mengen und Bearbeitungszeiten
- Empfehlung zum Betrieb (lokal, EU oder gemischt) und eine klare Aussage zum Pilot
Kosten und Umfang
Das Erstgespräch ist kostenlos. Darin klären wir, ob der Check zu Ihrem Vorhaben passt, und nennen den Preis. Der Check selbst ist eine bezahlte Leistung mit schriftlich festgelegtem Umfang.
Das Ergebnis gehört Ihnen. Sie können damit auch zu einem anderen Dienstleister gehen.
Rechenbeispiel: Wie viel Zeit eine Automatisierung frei macht
Die Werte sind angenommen und dienen der Veranschaulichung. Im Check rechnen wir mit Ihren Zahlen.
Vorgänge pro Monat
Bearbeitungszeit bisher
Bearbeitungszeit danach, mit Prüfung und Nacharbeit
Frei werdende Zeit pro Monat
Andere Zeitgewinne je Vorgang
- 2 Minuten: 33,3 Stunden im Monat
- 4 Minuten: 66,7 Stunden im Monat
- 6 Minuten: 100 Stunden im Monat
Frei werdende Zeit ist noch keine Einsparung. Ob sie sich in Geld ausdrückt, hängt davon ab, wofür Ihr Team sie nutzt. Laufende Kosten für Betrieb und Modell ziehen wir in der echten Rechnung ab.
Lokal, in der EU-Cloud oder gemischt betrieben
Ob ein Sprachmodell auf Ihrer eigenen Hardware läuft, bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU oder gemischt, entscheidet der Check anhand Ihrer Daten. Für Personal- und Konstruktionsdaten ist der Betrieb im eigenen Netz oft die einzige Variante, die eine Datenschutzprüfung besteht.
Wie es nach dem Check weitergeht
Sie beauftragen nicht alles auf einmal. Nach jedem Schritt entscheiden Sie neu.
Potenzialcheck
Bis zu drei Abläufe bewertet, Nutzen gerechnet, Voraussetzungen benannt.
Pilot für einen Ablauf
Ein abgegrenzter Vorgang, getestet an Fällen aus Ihrem Alltag und gemessen am Ausgangswert. Häufig vier bis sechs Wochen, wenn Daten, Schnittstellen und Ansprechpartner bereitstehen.
Einführung
Berechtigungen, Anbindung an die Produktivsysteme, Fehlerbehandlung, Überwachung, Dokumentation, Abnahme und Schulung.
Laufender Betrieb
Überwachung, Updates und Pflege in einem vorher vereinbarten Umfang mit festgelegten Reaktionszeiten.
Wo der Mittelstand bei KI steht
der Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzen KI.
Quelle: Bitkom Research, Befragung von 603 Unternehmen, Juli bis August 2026
setzen KI-Agenten ein, weitere 29 % planen es.
Quelle: Bitkom Research 2026. Basis sind Unternehmen, die KI nutzen, planen oder diskutieren.
der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten nutzten 2025 KI.
Quelle: Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025, Unternehmen ab zehn Beschäftigten
Die drei Zahlen stammen aus unterschiedlichen Erhebungen und lassen sich nicht miteinander verrechnen. Die meisten Unternehmen nutzen KI bisher zum Schreiben und Zusammenfassen. Damit sie Vorgänge im ERP oder im Postfach bearbeitet, müssen Daten, Berechtigungen und Schnittstellen passen. Das klärt der Check.
Häufige Fragen zum KI-Potenzialcheck
Was kostet der KI-Potenzialcheck?
Den Preis nennen wir im kostenlosen Erstgespräch. Er hängt davon ab, wie viele Abläufe geprüft werden. Der Umfang wird vorher schriftlich festgelegt.
Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?
Das Ergebnis des Checks erhalten Sie schriftlich. Ein anschließender Pilot für einen Ablauf dauert oft vier bis sechs Wochen, wenn Daten, Schnittstellen und ein Ansprechpartner auf Ihrer Seite bereitstehen.
Warum ist der Check kostenpflichtig?
Ein kostenloses Gespräch endet mit einem Angebot. Der Check endet mit einer schriftlichen Bewertung, die Ihnen gehört und die Sie auch einem anderen Dienstleister vorlegen können.
Gibt es Fördermittel für den Check oder das Projekt?
Der Digitalbonus Bayern fördert Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten, reine Beratung ohne Umsetzung aber nicht ohne Weiteres. Für größere Innovationsvorhaben kommen Programme der KfW infrage. Die Förderung muss vor der Beauftragung geklärt sein. Wir prüfen das mit Ihnen, Zuschüsse sagen wir nicht zu.
Lohnt sich der Check, wenn ein früheres KI-Projekt gescheitert ist?
Ja. Wir sehen uns zuerst an, woran es lag. Oft fehlte eine Schnittstelle, eine Freigaberegel oder eine zuständige Person, selten das Modell.
Unsere Daten sind nicht sauber. Ist ein Check trotzdem sinnvoll?
Unvollständige Daten sind der Normalfall. Es kommt darauf an, ob die Daten für einen bestimmten Ablauf ausreichen. Das prüfen wir, bevor ein größeres Datenprojekt nötig wird.
Müssen wir für KI-Automatisierung in die Cloud?
Nein. Welche Daten das Haus verlassen dürfen, ist Teil der Prüfung. Wenn nichts nach außen darf, läuft das Modell auf Ihrer eigenen Hardware im AI Cube.
Was bedeutet der EU AI Act für unser Vorhaben?
Vor einem Projekt ordnen wir Ihre Rolle und den Verwendungszweck ein und ziehen bei Bedarf Rechtsberatung hinzu. Die Pflichten im Überblick stehen auf der Seite KI-Einführung.
Was passiert, wenn das Ergebnis „noch nicht“ lautet?
Dann steht das so im Bericht, mit Begründung und einer Liste, was zuerst zu tun ist. Ein Projekt ohne die nötigen Voraussetzungen zu beginnen, kostet deutlich mehr als die Prüfung.
Für welche Unternehmen eignet sich der Check nicht?
Unter etwa 30 Beschäftigten helfen meist fertige Werkzeuge mehr als ein Projekt. Bewerberauswahl, medizinische Entscheidungen und die Steuerung sicherheitskritischer Maschinen bieten wir nicht als Einstieg an.
Erstgespräch zum Potenzialcheck vereinbaren
Beschreiben Sie den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet, in zwei oder drei Sätzen. Im Erstgespräch klären wir, ob der Check dafür passt und wer aus Ihrem Haus dabei sein sollte.
