KI-Agenten im Mittelstand Einsatz und Schulung
Ein KI-Agent bearbeitet einen festgelegten Auftrag selbstständig. Er liest eine Anfrage, holt sich Daten aus ERP oder CRM und legt einen Entwurf zur Freigabe vor. Wir bauen solche Agenten für den Mittelstand und schulen Ihre Teams im Umgang damit.
Vor Ort oder online · Für Führungskräfte, Fachabteilungen und IT
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist eine Software, die mit einem Sprachmodell arbeitet und innerhalb eines festgelegten Auftrags selbst entscheidet, welchen Schritt sie als Nächstes macht. Dafür bekommt sie Werkzeuge: eine Suche im Unternehmenswissen, eine Abfrage im ERP, das Anlegen eines Entwurfs. Welche Werkzeuge das sind und was der Agent damit darf, legen Sie fest.
Ein Chatbot beantwortet Fragen, ein Agent erledigt Arbeitsschritte. Von den Unternehmen, die KI nutzen, planen oder diskutieren, setzen 11 Prozent solche Agenten schon ein. Weitere 29 Prozent planen es. So das Ergebnis einer Befragung von 603 Unternehmen durch Bitkom Research im Juli und August 2026.
Automatisierung, KI-Workflow oder KI-Agent
Bevor wir einen Agenten bauen, prüfen wir, ob ein einfacherer Ablauf genügt. Der ist im Betrieb günstiger und leichter zu prüfen.
Klassische Automatisierung
Arbeitet feste Regeln ab, etwa: Rechnungen dieses Lieferanten gehen an jene Kostenstelle. Das ist zuverlässig, solange nichts Unerwartetes kommt.
KI-Workflow
Ein fester Ablauf, in dem KI einzelne Schritte übernimmt, zum Beispiel ein PDF auslesen oder eine E-Mail einordnen. Die Reihenfolge steht fest. Für die meisten Büroabläufe reicht das.
KI-Agent
Wählt innerhalb seines Auftrags selbst, welches Werkzeug er nutzt und in welcher Reihenfolge. Das lohnt sich, wenn Vorgänge stark voneinander abweichen und viele Ausnahmen haben.
Multi-Agent-System
Mehrere Agenten mit getrennten Aufgaben arbeiten zusammen. Mehr Agenten machen ein System nicht zuverlässiger, deshalb setzen wir das nur ein, wenn ein einzelner Agent nicht reicht.
Wo KI-Agenten im Mittelstand helfen
Fünf Abläufe, in denen Agenten gut funktionieren. In jedem legt der Agent einen Entwurf vor, und über alles, was Folgen hat, entscheidet ein Mensch.
Von der Anfrage zum Angebotsentwurf
Der Agent liest Kundenanfragen aus E-Mail und PDF, erkennt Artikel und Mengen, fragt Preise und Lieferzeiten im ERP ab und markiert fehlende Angaben. Ist eine Anfrage unklar, formuliert er eine Rückfrage an den Kunden.
Wir messen die Minuten je Anfrage, die Zeit bis zum Entwurf und die Nacharbeit. Preise, Liefertermine und den Versand des Angebots entscheidet ein Mensch. Artikelstamm und Preise müssen im ERP gepflegt und per Schnittstelle abrufbar sein.
Eingangsdokumente mit vielen Ausnahmen
Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen kommen in vielen Formaten. Der Agent erkennt das Dokument, liest die Felder aus und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Bei Abweichungen stellt er die passenden Unterlagen für die Klärung zusammen.
Der Nutzen zeigt sich an Fehlern je Feld, an der Bearbeitungszeit und am Anteil der Belege ohne Nacharbeit. Buchung, Zahlungsfreigabe und jede Änderung an Bankdaten bleiben bei einem Menschen. Bestellungen und Wareneingänge müssen digital vorliegen. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt verarbeitet, ohne Texterkennung.
Service und technisches Wissen
Servicetechniker und Innendienst fragen in normaler Sprache. Der Agent durchsucht Handbücher, Wartungsberichte und frühere Tickets, nennt die Quelle seiner Antwort und sagt es, wenn er nichts Belastbares findet.
Messgrößen sind Suchzeit, Lösungsquote beim ersten Kontakt und die Richtigkeit der Antworten. Die Antwort an den Kunden und jeden Eingriff an einer Anlage verantwortet ein Mensch. Die Dokumente müssen digital vorliegen, und die Zugriffsrechte gelten auch in der Suche.
Einkauf: Angebote vergleichen, Termine überwachen
Der Agent stellt Lieferantenangebote nebeneinander, prüft Konditionen und Lieferzeiten, bereitet Rückfragen vor und meldet, wenn ein zugesagter Liefertermin wackelt.
Wir messen die Zeit für den Vergleich, die Vollständigkeit und wie früh Terminverzüge auffallen. Bestellung und Vergabe entscheidet ein Mensch, der Agent bestellt nicht selbst. Lieferanten und Bestellungen müssen im ERP erfasst sein.
IT-Service
Der Agent sortiert eingehende Tickets vor, sucht in Betriebsanleitungen nach bekannten Lösungen und bereitet die Diagnose vor, damit die IT direkt einsteigen kann.
Messgrößen sind die Bearbeitungszeit und der Anteil der Tickets, die beim ersten Kontakt gelöst werden. Jede Aktion mit Administratorrechten gibt ein Mensch frei. Voraussetzung ist ein Ticketsystem mit Schnittstelle.
Wann sich ein KI-Agent nicht lohnt
Läuft ein Ablauf immer gleich, ist ein Agent teurer und schwerer zu prüfen als ein fester Workflow. Das gilt für viele Standardvorgänge in Buchhaltung und Auftragsabwicklung.
Wo eine falsche Entscheidung Menschen oder Maschinen schaden kann, raten wir von Agenten ab. Das betrifft die Auswahl von Bewerbern, medizinische Fragen und die Steuerung von Anlagen.
Rechnen, Pflichtfelder prüfen und Buchungsregeln anwenden überlassen wir festem Programmcode. Das Sprachmodell liest, ordnet ein und formuliert.
So sichern wir KI-Agenten ab
Ein Agent, der selbstständig handelt, braucht feste Regeln, was er darf. Diese Regeln bauen wir in die Technik ein, denn eine schriftliche Anweisung allein hält keinen Agenten auf.
- Jeder Agent hat nur die Rechte, die sein Auftrag braucht, und einen eigenen Zugang statt eines Administratorkontos
- Versand, Bestellung, Buchung und Zahlung gibt immer ein Mensch frei
- Jeder Schritt wird protokolliert: was der Agent gelesen, abgefragt und vorgeschlagen hat
- Laufzeit, Zahl der Schritte und Kosten je Vorgang sind begrenzt
- Vor dem Start und vor jedem Modellwechsel testen wir mit Referenzfällen
E-Mails und Dokumente können versteckte Anweisungen enthalten, die einen Agenten zu etwas anderem bringen sollen. Das BSI beschreibt dieses Risiko als indirekte Prompt Injection. Deshalb behandelt der Agent eingehende Inhalte als Daten und nie als Auftrag.
Sensible Daten verarbeiten Agenten auf Wunsch mit Sprachmodellen auf eigener Hardware im AI Cube. Dann verlassen Dokumente und Eingaben Ihr Netz nicht. Spricht ein Agent mit Kunden, muss er nach dem EU AI Act als KI erkennbar sein.
Mit welchen Werkzeugen wir Agenten bauen
Zuerst prüfen wir, was Ihre vorhandene Software schon kann. Wer SAP einsetzt, findet dort mit Joule eigene Agentenfunktionen, wer mit Microsoft 365 arbeitet, mit Copilot Studio. Oft reicht es, diese Funktionen einzurichten und an Ihre Daten anzubinden.
Für Abläufe über mehrere Systeme nutzen wir n8n, eine Plattform für Automatisierung und Agenten, die sich auf eigenen Servern betreiben lässt. Mit Sprachmodellen im AI Cube laufen Agenten vollständig in Ihrem Haus. Welches Werkzeug passt, entscheiden wir je Ablauf.
Schulungen zu KI-Agenten und KI-Assistenten
Ihre Teams lernen an eigenen Aufgaben, mit den Werkzeugen, die Sie schon lizenziert haben. Laut Bitkom Research schätzen 66 Prozent der Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein.
KI-Agenten verstehen
Halber Tag · Geschäftsführung, Führungskräfte, IT-Leitung
Was Agenten heute können, wo sie scheitern, was sie im Betrieb kosten und welche Regeln gelten. Gemeinsam gehen wir Ihre Abläufe durch und bewerten, wo ein Agent passt und wo ein einfacher Workflow genügt.
Ergebnis: eine Liste mit bis zu drei Abläufen, die sich für einen Pilot eignen, samt Voraussetzungen.
Eigene KI-Assistenten bauen
1 Tag · Fachabteilungen und Key User, ohne Programmierkenntnisse
Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer baut einen Assistenten für eine Aufgabe aus dem eigenen Alltag, etwa Angebotsentwürfe, Besprechungsprotokolle oder die Suche in Handbüchern. Wir arbeiten mit Ihrem Werkzeug, zum Beispiel Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise, Langdock oder einer lokalen KI.
Ergebnis: ein funktionierender Assistent je Person und eine Anleitung, wie man ihn pflegt.
Agenten-Workshop für IT und Key User
2 Tage · IT, Prozessverantwortliche, technisch versierte Key User
Wir bauen einen Agenten mit n8n oder Copilot Studio, der Daten aus einem Test-ERP abfragt, einen Entwurf erstellt und auf Freigabe wartet. Dazu gehören Rechte, Protokollierung, Fehlerbehandlung und Tests mit Referenzfällen.
Ergebnis: ein dokumentierter Prototyp mit Testdaten, den Ihre IT weiterentwickeln kann.
So laufen die Schulungen ab
- Bei Ihnen im Unternehmen oder online, in der Regel mit 6 bis 12 Teilnehmenden
- Übungen mit Ihren Abläufen und Unterlagen, vertrauliche Daten ersetzen wir durch Testdaten
- Auf Wunsch schreiben wir die KI-Richtlinie mit, also was Mitarbeitende mit KI tun dürfen
- Teilnahmebescheinigung mit den behandelten Inhalten
Die Formate bauen aufeinander auf, Sie können aber jedes einzeln buchen. Inhalt, Termin und Preis erhalten Sie vorab schriftlich.
Nach Artikel 4 des EU AI Act müssen Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen. Ein bestimmtes Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Mit unserer Teilnahmebescheinigung können Sie die Schulung dokumentieren.
Vom ersten Gespräch zum laufenden Agenten
Nach jedem Schritt liegt ein Ergebnis vor, und Sie entscheiden, ob es weitergeht.
Erstgespräch
Etwa 30 Minuten, kostenlos. Sie schildern einen Ablauf, wir schätzen ein, ob ein Agent, ein einfacher Workflow oder gar keine KI passt.
KI-Potenzialcheck
Bis zu drei Abläufe mit Daten, Schnittstellen, erwartetem Nutzen und Risiken. Das Ergebnis erhalten Sie schriftlich.
Pilot
Ein Agent für einen abgegrenzten Ablauf, getestet an echten Vorgängen. Das dauert oft vier bis sechs Wochen, wenn Daten, Schnittstellen und ein Ansprechpartner auf Ihrer Seite bereitstehen.
Einführung
Anbindung an die Produktivsysteme, Rechte und Freigaben. Ihre Teams lernen, mit dem Agenten zu arbeiten.
Betrieb
Wir überwachen den Agenten, spielen Updates ein und testen neue Modelle, bevor sie in Betrieb gehen.
Häufige Fragen zu KI-Agenten
Was ist ein KI-Agent?
Eine Software mit einem Sprachmodell, die einen festgelegten Auftrag selbstständig bearbeitet. Sie entscheidet, welches Werkzeug sie als Nächstes nutzt, etwa eine Suche in Dokumenten oder eine Abfrage im ERP, und legt das Ergebnis zur Prüfung vor.
Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und einem KI-Agenten?
Ein Chatbot beantwortet Fragen im Gespräch. Ein KI-Agent erledigt Arbeitsschritte: Er ruft Daten aus Systemen ab, erstellt Entwürfe und stößt Vorgänge an, soweit seine Rechte das erlauben.
Reicht ein KI-Workflow, oder brauchen wir einen Agenten?
Für die meisten Abläufe im Mittelstand reicht ein fester Ablauf, in dem KI einzelne Schritte übernimmt. Er ist günstiger und leichter zu prüfen. Ein Agent lohnt sich, wenn Vorgänge stark voneinander abweichen und viele Ausnahmen haben.
Dürfen KI-Agenten selbst E-Mails versenden oder bestellen?
Technisch können sie das. Wir richten Agenten so ein, dass ein Mensch alles freigibt, was nach außen geht oder Geld kostet, also Versand, Bestellung, Buchung und Zahlung. Jeder Schritt des Agenten wird protokolliert.
Welche Systeme kann ein KI-Agent nutzen?
Alle Systeme mit dokumentierter Schnittstelle, zum Beispiel ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Ticketsysteme und Microsoft 365. Mehr dazu auf der Seite KI-Prozessautomatisierung.
Können KI-Agenten arbeiten, ohne dass Daten das Unternehmen verlassen?
Ja. Mit Sprachmodellen auf eigener Hardware im AI Cube bleiben Dokumente, Eingaben und Antworten in Ihrem Netz.
Was kostet ein KI-Agent?
Das hängt vom Ablauf, von den Schnittstellen und vom Betrieb ab. Das Erstgespräch ist kostenlos, danach erhalten Sie einen schriftlichen Vorschlag mit Umfang und Preis.
Brauchen Teilnehmende für die Schulungen Programmierkenntnisse?
Für „KI-Agenten verstehen“ und „Eigene KI-Assistenten bauen“ nicht. Für den zweitägigen Agenten-Workshop sollten Teilnehmende aus der IT kommen oder sicher mit Schnittstellen und Datenformaten wie JSON umgehen.
Gilt die Schulung als Nachweis der KI-Kompetenz nach dem EU AI Act?
Artikel 4 verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu ergreifen. Ein bestimmtes Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Unsere Teilnahmebescheinigung nennt die behandelten Inhalte, damit können Sie die Schulung dokumentieren.
Kommen Sie für Schulungen ins Unternehmen?
Ja. Wir schulen bei Ihnen vor Ort, alle Formate gibt es auch online.
Einen Ablauf für einen KI-Agenten auswählen
Schildern Sie uns einen Ablauf mit vielen Ausnahmen. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, ob ein Agent passt und welche Schulung Ihr Team dafür braucht.
