KI-Prozessautomatisierung für den Mittelstand
Ein großer Teil der Büroarbeit besteht aus Lesen und Abtippen: Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Anfragen per E-Mail. Wir richten Abläufe ein, in denen KI diese Dokumente liest, die Angaben mit Ihrem ERP oder CRM abgleicht und einen Entwurf vorlegt. Ihre Mitarbeitenden prüfen und geben frei.
ERP · CRM · Dokumentenablage · Postfach · Betrieb lokal, in der EU oder gemischt
Was KI-Prozessautomatisierung ist
Klassische Automatisierung arbeitet feste Regeln ab und scheitert, sobald ein Dokument anders aussieht als erwartet. KI-Prozessautomatisierung ergänzt sie um Sprachmodelle, die Texte, Belege und Anfragen lesen und einordnen können. Berechnungen, Pflichtfelder und Buchungsregeln bleiben in festem, prüfbarem Programmcode.
Für die meisten Abläufe reicht ein KI-Workflow mit festen Schritten. Er ist günstiger und leichter zu prüfen. Ein KI-Agent, der selbst entscheidet, welches Werkzeug er als Nächstes nutzt, lohnt sich erst bei vielen Ausnahmen. Den Unterschied erklären wir auf der Seite KI-Agenten.
So ist ein automatisierter Ablauf aufgebaut
Jeder Schritt hat eine eigene Aufgabe. So lassen sich Fehler eingrenzen und Änderungen gezielt testen.
Eingang
Eine E-Mail, ein PDF, ein Formular oder ein Ticket löst den Ablauf aus.
Auslesen und einordnen
Die KI erkennt die Art des Dokuments und zieht die relevanten Angaben heraus.
Abgleich mit Ihren Systemen
Die Angaben werden gegen Stammdaten, Bestellungen und Regeln im ERP oder CRM geprüft.
Entwurf oder Vorschlag
Es entsteht ein Angebotsentwurf, ein Buchungsvorschlag oder eine Antwort. Unsichere Fälle gehen direkt an eine Person.
Freigabe und Aktion
Was Folgen hat, etwa ein Versand, eine Buchung oder eine Bestellung, läuft erst nach Freigabe durch einen Menschen. Jeder Schritt wird protokolliert.
Typische Abläufe
Ausführliche Beschreibungen mit Messgrößen finden Sie bei den Anwendungsfällen.
Eingangsrechnungen und Belege
Erfassen, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen, Kostenstelle vorschlagen, Abweichungen markieren.
Kundenanfragen und Angebote
Anforderungen auslesen, Artikel und Preise im ERP abfragen, Angebotsentwurf anlegen.
Service und Reklamationen
Anliegen sortieren, Status abrufen, ähnliche Fälle finden, Antwort vorbereiten.
Verträge und Ausschreibungen
Klauseln und Fristen finden, Abweichungen vom Standard markieren, Prüfliste erstellen.
Personal und Onboarding
Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Aufgaben anstoßen, Informationen je Rolle bereitstellen.
An welche Systeme wir anbinden
An alle Systeme mit dokumentierter Schnittstelle: ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Ticketsysteme und Microsoft 365. Bevor wir etwas Eigenes bauen, prüfen wir, was Ihr ERP, Microsoft 365 oder SAP schon kann.
Fehlt eine Schnittstelle, kann Software-Robotik (RPA) die Lücke schließen. Das ist ein Programm, das die Eingaben in der Oberfläche nachmacht, die sonst ein Mensch klickt.
Das Sprachmodell läuft je nach Daten in einer EU-Cloud, auf eigener Hardware im AI Cube oder gemischt. Modelle lassen sich später austauschen, ohne den Ablauf neu zu bauen.
Kontrolle und Sicherheit
Die KI bekommt nur die Rechte, die der Ablauf braucht. Folgenreiche Aktionen brauchen eine Freigabe, unsichere Ergebnisse gehen an eine Person, und jeder Schritt wird protokolliert.
Dokumente und E-Mails können versteckte Anweisungen enthalten. Fachleute sprechen von Prompt Injection, die OWASP führt sie an erster Stelle ihrer Top 10 für Sprachmodell-Anwendungen. Wir trennen deshalb Daten und Anweisungen technisch und begrenzen, was die KI auslösen darf. Eine Anweisung im Systemprompt allein reicht dafür nicht.
Woran wir den Erfolg messen
Vor dem Start messen wir, wie lange ein Vorgang heute dauert und wie oft nachgearbeitet werden muss. Im Pilot messen wir dasselbe noch einmal, die Zeit für Prüfung und Korrektur eingerechnet. Typische Messgrößen sind Minuten je Beleg, Fehler je Feld und der Anteil der Vorgänge, die ohne Nacharbeit durchlaufen.
Ein Rechenbeispiel: Bei 1.000 Belegen im Monat und vier Minuten Ersparnis je Beleg werden rund 67 Stunden im Monat frei. Was diese Zeit wert ist, hängt davon ab, wofür Ihr Team sie nutzt.
Wann sich Automatisierung nicht lohnt
Kommt ein Ablauf nur ein paar Mal im Monat vor, rechnet sich der Aufwand selten. Das Gleiche gilt, wenn die Daten noch auf Papier liegen oder niemand für den Ablauf zuständig ist. Dann fangen wir mit der Digitalisierung an oder raten ab.
Wie ein Projekt abläuft
Erstgespräch
Etwa 30 Minuten, kostenlos. Sie schildern einen Ablauf, wir schätzen ein, ob eine Automatisierung sinnvoll ist.
KI-Potenzialcheck
Bis zu drei Abläufe bewerten, den Nutzen mit Ihren Zahlen rechnen, Voraussetzungen benennen. Das Ergebnis erhalten Sie schriftlich.
Pilot
Ein Ablauf, umgesetzt mit echten Vorgängen und gemessen am heutigen Stand. Oft vier bis sechs Wochen, wenn Daten und Schnittstellen bereitstehen.
Einführung
Anbindung an die Produktivsysteme, Berechtigungen, Fehlerbehandlung, Dokumentation und Schulung der Beteiligten.
Betrieb
Überwachung, Updates und Anpassungen in einem vorher vereinbarten Umfang.
Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Alle mit dokumentierter Schnittstelle, also ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Ticketsysteme und Microsoft 365. Ohne Schnittstelle hilft Software-Robotik (RPA).
Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI-Prozessautomatisierung?
RPA bedient Programme nach festen Regeln, wie ein Mensch mit Maus und Tastatur. KI-Prozessautomatisierung liest zusätzlich unstrukturierte Inhalte wie E-Mails und PDFs. Oft werden beide kombiniert: KI liest, RPA überträgt in Systeme ohne Schnittstelle.
Wie zuverlässig liest KI Rechnungen und Lieferscheine?
Das hängt von der Qualität der Belege ab, fehlerfrei ist es nie. Deshalb prüft das System jedes Feld gegen Bestellung und Stammdaten und legt Abweichungen einer Person vor. Im Pilot messen wir die Fehler je Feld. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt verarbeitet.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch erkennt?
Der Vorgang bleibt ein Entwurf, bis ihn jemand freigibt. Fällt beim Abgleich mit dem ERP eine Abweichung auf, wird er markiert und an die zuständige Person weitergeleitet.
Ersetzt die Automatisierung Mitarbeitende?
Nein. Die KI übernimmt Lesen, Abtippen und Vorbereiten. Prüfen, entscheiden und Ausnahmen klären bleibt bei Ihren Leuten.
Wie lange dauert es bis zum ersten automatisierten Ablauf?
Ein Pilot dauert oft vier bis sechs Wochen, wenn Daten, Schnittstellen und ein Ansprechpartner bereitstehen. Davor klärt der KI-Potenzialcheck, welcher Ablauf sich lohnt.
Mit dem aufwendigsten Beleg anfangen
Schildern Sie uns in zwei, drei Sätzen, welcher Beleg Ihr Team heute am meisten Zeit kostet. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, ob sich eine Automatisierung lohnt.
