ITCINITY · KI-Beratung für den Mittelstand

KI-Automatisierung im Mittelstand. KI, die mitarbeitet.

Wir richten KI für mittelständische Unternehmen ein. Sie liest Anfragen, Lieferscheine und Rechnungen, gleicht sie mit Ihrem ERP ab und bereitet Angebote oder Buchungen vor. Versand und Buchung geben Ihre Mitarbeitenden frei.

Erstgespräch kostenlos · Pilot oft in vier bis sechs Wochen · Vor Ort oder per Video

Was ITCINITY macht

Wir automatisieren wiederkehrende Büroabläufe mit KI und verbinden sie mit den Systemen, die bei Ihnen schon laufen. Das sind meist ERP, CRM, Dokumentenablage und Postfach.

Wir arbeiten für Industrie, Maschinenbau, technischen Handel, technischen Service und Handwerk mit etwa 30 bis 500 Beschäftigten. Ein Vorhaben begleiten wir von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.

Typische Aufgaben

Unsere Leistungen

Jede Leistung lässt sich einzeln beauftragen. In den meisten Projekten greifen zwei oder drei ineinander.

KI-Prozessautomatisierung und KI-Agenten

KI liest E-Mails, PDFs und Formulare, gleicht sie mit Ihrem ERP oder CRM ab und legt einen Entwurf vor. Folgenreiche Schritte wie Versand, Bestellung oder Buchung gibt ein Mensch frei.

KI-Einführung im Team

Viele Unternehmen haben Lizenzen für Copilot oder einen KI-Chat, die kaum genutzt werden. Wir suchen Anwendungsfälle für jede Rolle, schulen an echten Aufgaben, schreiben mit Ihnen eine KI-Richtlinie und messen, ob die Werkzeuge genutzt werden.

Lokale KI mit dem AI Cube

Die Sprachmodelle laufen auf einem Server in Ihrem Haus. Dokumente, Eingaben und Antworten bleiben in Ihrem Netz. Gedacht für Konstruktionsdaten, Personalunterlagen und andere vertrauliche Inhalte.

Daten und Prozesse als Grundlage

KI braucht digitale Abläufe und saubere Daten. Wo Freigaben noch auf Papier laufen oder jede Abteilung ihre Kennzahlen anders rechnet, fangen wir dort an.

So sieht das im Vertriebsinnendienst aus

Ein Fall, wie er im Maschinenbau häufig vorkommt: Jeden Tag kommen Anfragen per E-Mail, oft mit Zeichnungen oder Stücklisten im Anhang. Der Innendienst liest jede einzelne, sucht Artikel und Preise im ERP und schreibt das Angebot von Hand.

Mit der Automatisierung liest das System die Anfrage, erkennt Artikel und Mengen, fragt Preise und Lieferzeiten im ERP ab und legt einen Angebotsentwurf an. Fehlende Angaben markiert es. Der Innendienst prüft den Entwurf, ergänzt ihn und verschickt ihn.

Gemessen wird, wie viele Minuten eine Anfrage vorher und nachher kostet, die Nacharbeit eingerechnet.

KI-Agenten für Büro und Service

Ein KI-Agent bearbeitet einen festgelegten Auftrag selbstständig. Er liest eine Anfrage, holt sich Daten aus ERP oder CRM und legt einen Entwurf zur Freigabe vor. Anders als in einem festen Ablauf wählt er dabei selbst, welches Werkzeug er als Nächstes braucht.

Wir setzen Agenten dort ein, wo Vorgänge stark voneinander abweichen. Ihre Teams schulen wir darin, mit Agenten zu arbeiten und eigene KI-Assistenten zu bauen.

So arbeitet ein Agent bei uns

Versand, Bestellung und Buchung bleiben beim Menschen. Auf Wunsch laufen die Sprachmodelle im AI Cube in Ihrem Haus.

Der Einstieg: KI-Potenzialcheck

Bevor Sie in eine Lösung investieren, prüfen wir bis zu drei Abläufe in Ihrem Unternehmen. Sie erfahren, welche Daten und Schnittstellen vorhanden sind, was eine Automatisierung bringen würde und ob sich ein Pilot lohnt. Das Ergebnis erhalten Sie schriftlich.

Wie ein Projekt bei uns abläuft

Nach jedem Schritt liegt ein Ergebnis vor, und Sie entscheiden, ob es weitergeht.

Erstgespräch

Etwa 30 Minuten, kostenlos. Sie schildern einen Ablauf, wir schätzen ein, ob KI dort etwas bringt.

KI-Potenzialcheck

Wir prüfen bis zu drei Abläufe mit Daten, Schnittstellen und erwartetem Nutzen. Das Ergebnis erhalten Sie schriftlich.

Pilot

Ein abgegrenzter Ablauf wird umgesetzt und an echten Vorgängen getestet. Das dauert oft vier bis sechs Wochen. Danach entscheiden Sie, ob er in den Regelbetrieb geht.

Einführung

Anbindung an die Produktivsysteme, Berechtigungen, Fehlerbehandlung, Dokumentation und Schulung der Beteiligten.

Betrieb

Wir überwachen die Lösung, spielen Updates ein und passen sie an. Den Umfang vereinbaren wir vorher.

Lokale KI, EU-Cloud oder beides

Wo ein Sprachmodell läuft, hängt von den Daten ab, die es verarbeitet. Für Konstruktionsdaten oder Personalunterlagen empfehlen wir meist eigene Hardware. Nur dann verlässt keine Eingabe Ihr Netz.

Für weniger sensible Aufgaben kann ein Anbieter mit Rechenzentrum in der EU günstiger sein. Viele Lösungen kombinieren beides. Wir legen die Variante für jeden Ablauf einzeln fest und schreiben auf, welche Daten wohin gehen.

Wir orientieren uns an der DSGVO, an ISO 27001 und am EU AI Act.

Persönlich erreichbar

Analyse, Workshops und Schulungen finden in der Regel bei Ihnen im Unternehmen statt. Abstimmungen dazwischen laufen per Video.

Häufige Fragen

Was macht ITCINITY genau?

Wir automatisieren wiederkehrende Büroabläufe mit KI und verbinden sie mit Ihren Systemen, meist ERP, CRM, Dokumentenablage und Postfach. Wir begleiten das von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.

Für welche Unternehmen arbeiten Sie?

Für Industrie, Maschinenbau, technischen Handel, technischen Service und Handwerk mit etwa 30 bis 500 Beschäftigten.

Brauchen wir einen KI-Workflow oder einen KI-Agenten?

Für die meisten Abläufe im Mittelstand reicht ein fester Ablauf, in dem KI einzelne Schritte übernimmt. Wann ein Agent sinnvoll ist, erklären wir auf der Seite KI-Agenten.

Bleiben unsere Daten im Haus?

Auf Wunsch ja. Mit dem AI Cube laufen die Sprachmodelle auf einem Server in Ihrem Unternehmen.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?

Ein Pilot für einen Ablauf dauert oft vier bis sechs Wochen, wenn Daten, Schnittstellen und ein Ansprechpartner bereitstehen. Davor steht der KI-Potenzialcheck.

Was kostet der Einstieg?

Das Erstgespräch ist kostenlos. Den Preis für den KI-Potenzialcheck nennen wir Ihnen dort, er hängt von der Zahl der Abläufe ab. Für die Umsetzung kommt bei Unternehmen unter 50 Beschäftigten der Digitalbonus Bayern infrage. Mehr dazu auf der Seite KI-Potenzialcheck.

Kontakt aufnehmen

Schildern Sie kurz, welcher Ablauf Sie beschäftigt. Das Erstgespräch ist kostenlos. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags.