Prozessdigitalisierung für den Mittelstand
Freigaben mit Unterschrift auf Papier, Rechnungen im Sammelpostfach, Übergaben zwischen Abteilungen per Excel-Liste: Solche Abläufe kosten jeden Tag Zeit und lassen sich kaum automatisieren. Wir machen daraus digitale Abläufe mit klaren Zuständigkeiten, Freigaben und Fristen, angebunden an Ihre vorhandenen Systeme.
Microsoft 365 · Power Platform · ERP · CRM · Dokumentenmanagement
Erst vereinfachen, dann digitalisieren
Wer einen umständlichen Ablauf eins zu eins in Software überträgt, hat danach einen umständlichen digitalen Ablauf. Deshalb sehen wir uns zuerst an, wie er heute im Alltag läuft und wo Wartezeiten, doppelte Eingaben und Medienbrüche entstehen. Wir trennen den Standardfall von echten Ausnahmen und streichen Schritte, die niemand mehr braucht.
Dann legen wir fest, welches System für welche Daten führend ist, damit nichts doppelt gepflegt wird, und bauen den Workflow.
Abläufe, die wir häufig digitalisieren
Einkauf bis Zahlung
Bedarfsmeldung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung mit abgestuften Freigaben und Abgleich im ERP.
Auftrag bis Zahlungseingang
Vom Kundenauftrag über Prüfung und Lieferung bis zu Rechnung und Zahlungseingang, für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Dokumente und Verträge
Erstellung, Prüfung, Versionen, Freigabe, Signatur, Fristen und revisionssichere Ablage.
Ein- und Austritt von Mitarbeitenden
Stammdaten, Aufgaben, Unterweisungen, Arbeitsmittel und Berechtigungen koordiniert und vollständig dokumentiert.
Qualität und Änderungen
Abweichungen, Korrekturmaßnahmen und technische Änderungen mit Verantwortlichen, Nachweisen und Fristen.
Service und Instandhaltung
Störungsmeldung, Priorisierung, Einsatzplanung und Rückmeldung durchgängig in Ticket-, ERP- und Anlagensystemen.
Der Schritt vor der KI
Viele KI-Anwendungsfälle setzen einen digitalen Ablauf voraus. Solange Rechnungen ausgedruckt und abgezeichnet werden, gibt es nichts, was eine KI lesen könnte. Digitale Abläufe sind darum oft der erste Schritt. Die KI kommt danach an den Stellen dazu, an denen Menschen heute lesen und abtippen.
Werkzeuge und Integration
Wir nutzen zuerst, was schon da ist. In Microsoft-365-Umgebungen sind SharePoint, Teams, Power Apps und Power Automate oft die naheliegende Wahl. Dazu gehören klare Regeln, wer Abläufe bauen darf. ERP, CRM und Dokumentenmanagement bleiben für ihre Daten zuständig, der Workflow steuert nur den Ablauf.
Systeme verbinden wir über dokumentierte Schnittstellen. Ob der Ablauf in der Cloud, hybrid oder auf eigenen Servern läuft, entscheiden Datenart, Betrieb und Kosten.
Wann sich ein eigener Workflow nicht lohnt
Ein Ablauf, der selten vorkommt und nur ein oder zwei Personen betrifft, braucht meist keinen eigenen Workflow. Dann genügt eine gute Vorlage im vorhandenen System. Lohnend wird die Digitalisierung bei Abläufen, die oft vorkommen, mehrere Abteilungen berühren und heute spürbar Zeit kosten.
Vorgehen
Ablauf erfassen
Auslöser, Schritte, Varianten, Wartezeiten und Zuständigkeiten gemeinsam mit den Beteiligten aufnehmen.
Vereinfachen
Unnötige Schritte streichen, Regeln vereinheitlichen, echte Ausnahmen kennzeichnen.
Umsetzen und anbinden
Workflow bauen, Systeme verbinden, Berechtigungen und Protokollierung einrichten.
Einführen und messen
Beteiligte schulen und Durchlaufzeit, Fehlerquote und Rückfragen vorher und nachher vergleichen.
Häufige Fragen zur Prozessdigitalisierung
Womit sollten wir bei der Digitalisierung anfangen?
Mit einem Ablauf, der oft vorkommt, mehrere Abteilungen berührt und heute spürbar Zeit kostet, etwa die Rechnungsfreigabe oder das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Reicht Microsoft 365 für digitale Workflows?
Für viele Abläufe ja. Power Automate, SharePoint und Teams decken Freigaben, Formulare und Benachrichtigungen ab. Wichtig sind Regeln, wer was bauen darf, damit keine unübersichtlichen Eigenbauten entstehen.
Brauchen wir für KI erst einen digitalen Prozess?
Meist ja. KI setzt dort an, wo Menschen heute digitale Dokumente lesen und Daten übertragen. Läuft ein Ablauf noch auf Papier, ist die Digitalisierung der erste Schritt.
Wie messen wir den Erfolg einer Digitalisierung?
An der Durchlaufzeit, an der Zahl der Rückfragen und Fehler und daran, wie viele Vorgänge ohne manuellen Eingriff durchlaufen. Die Werte erheben wir vor dem Start.
Papier- und Excel-Abläufe digitalisieren
Nennen Sie uns einen Ablauf, der heute noch über Papier oder Excel läuft. Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir ihn uns an und sagen Ihnen, wie aufwendig die Umstellung ist.
